Par Elisha Bajemon, Ingénieur IA chez TW3 Partners. Dernière mise à jour : 17 octobre 2026.

En bref

La cartographie des relations entreprises rapproche les correspondants des boîtes mail partagées pour identifier avec qui les services échangent et sur quels sujets. La fiche de réalisation non datée de TW3 Partners part de services de facturation, contrats, recouvrement et relations entreprises qui travaillent avec les mêmes entreprises sans vue commune. L’application extrait et nettoie les correspondants externes, puis les regroupe par domaine d’entreprise. L’IA résume les échanges et classe les fils par thème, avec Gemini 3 Flash en traitement par lots selon cette même fiche. Les services disposent d’une recherche, de fiches contact et d’un export. La CNIL, dans sa page du 29 novembre 2019 sur l’intérêt légitime, rappelle que le RGPD prévoit 6 bases légales et que l’intérêt légitime exige un examen propre au traitement envisagé.

1. Pourquoi les boîtes mail partagées contiennent-elles une carte des relations ?

Parce que plusieurs services échangent avec les mêmes entreprises, les boîtes génériques constituent le point de départ d’une vue commune. Dans la fiche de TW3 Partners, le problème est de savoir à qui l’organisation parle déjà dans une entreprise. La cartographie des relations désigne ici le rapprochement des correspondants externes, de leur entreprise et des sujets abordés dans les fils de discussion.

Pour cadrer un projet comparable, nous recommandons de commencer par la question que chaque service souhaite résoudre. Cherche-t-il un interlocuteur déjà connu, les sujets discutés avec une entreprise ou le service interne qui entretient cette relation ? Ces questions doivent orienter les informations retenues dans la carte et les conditions de leur consultation.

Le périmètre des boîtes devrait ensuite être validé par leurs responsables avant toute extraction. Le cadrage devrait préciser les services concernés, la période utile et les usages autorisés de la vue commune. Les conseils de méthode qui suivent constituent des recommandations du cabinet pour préparer un projet ; ils complètent la description de la réalisation publiée.

2. Comment passer des messages aux correspondants ?

L’application commence par extraire et nettoyer les correspondants externes, puis les regroupe par domaine d’entreprise, selon la réalisation TW3 Partners. La fiche place l’ingestion des boîtes génériques avant le regroupement par entreprise et les résumés.

Pour préparer cette étape, nous recommandons de consigner les règles de rapprochement avant de les appliquer. Nous proposons de regrouper les adresses par domaine et de soumettre les rattachements incertains à une revue métier. La personne chargée de cette revue devrait pouvoir retrouver l’adresse d’origine et comprendre la correction proposée.

La validation du nettoyage devrait porter sur les regroupements proposés, les doublons éventuels et les correspondants laissés sans rattachement. Nous conseillons de confier cette revue aux services concernés, séparément de la relecture des résumés. Une correction devrait conserver sa justification et pouvoir être reprise lors d’une nouvelle ingestion.

Les règles écrites devraient préciser qui est habilité à décider d’un rattachement et comment cette décision sera répercutée dans les fiches contact.

3. Que fait le modèle de langage, et à quelle étape ?

Le modèle intervient pour résumer les échanges et classer chaque fil par thème. La fiche TW3 Partners mentionne Gemini 3 Flash en traitement par lots et décrit l’extraction, le regroupement, la recherche et l’export comme des fonctions de l’application.

Nous recommandons de définir séparément les attentes relatives au résumé et au thème attribué. Pour le résumé, le métier devrait préciser les informations nécessaires à la reprise d’un échange. Pour le classement, il devrait définir les catégories utilisables et la conduite à tenir lorsqu’un fil reste ambigu.

Lors de la recette, nous conseillons de confronter le résumé au fil source, puis d’examiner le classement selon les définitions retenues. Les corrections devraient être consignées séparément : une omission dans une synthèse et un désaccord sur le thème appellent des décisions différentes. La fiche ne publie ni taux de qualité du classement ni gain de temps mesuré ; ces résultats restent à établir sur le périmètre de chaque projet.

4. Comment construire et recalibrer la liste des thèmes ?

La réalisation prévoit un recalibrage de la taxonomie sur un échantillon stratifié, selon les étapes publiées par TW3 Partners. La taxonomie désigne ici la liste organisée des thèmes servant au classement des fils.

Pour préparer ce travail, nous recommandons de définir les groupes de messages à représenter dans l’échantillon, puis de prélever des fils dans chacun de ces groupes. Les boîtes d’origine et les catégories à examiner peuvent guider cette répartition. Le choix des groupes et des fils doit rester explicite pour les personnes qui relisent.

Les services devraient ensuite fournir une définition écrite de chaque thème, accompagnée des critères permettant de l’attribuer. Les désaccords de classement devraient déboucher sur une décision : préciser une définition, revoir une frontière entre catégories ou prévoir une revue humaine pour les fils ambigus.

Le tableau suivant propose une trame de relecture à adapter au projet.

Objet de la revueQuestion à trancherDécision à consigner
Définition d’un thèmeLes services donnent-ils le même sens à son intitulé ?Formulation et critères d’attribution
Frontière entre thèmesQuelle règle départage les catégories voisines ?Règle de choix validée par le métier
Fil ambiguFaut-il demander une relecture ?Responsable et suite donnée
Révision de la listeQuels classements faut-il réexaminer ?Périmètre de reprise et version des règles

Avant d’étendre le traitement, nous conseillons de conserver la version des consignes utilisée et les décisions de relecture. Cette trace doit permettre de comprendre pourquoi un thème a été modifié et quels fils nécessitent un nouvel examen.

5. Quelles données personnelles sont en jeu ?

Les noms et les adresses électroniques identifiant des correspondants relèvent des données personnelles. La définition publiée par la CNIL, sans date affichée, couvre toute information relative à une personne physique identifiée ou identifiable ; elle cite notamment l’adresse courriel parmi les moyens d’identification indirecte.

La CNIL distingue ce cas des coordonnées génériques d’une entreprise, qui ne constituent en principe pas des données personnelles. La qualification doit donc porter sur les informations traitées : une adresse de contact générique et une adresse identifiant une personne appellent cet examen séparé.

Pour préparer la cartographie, nous recommandons de faire inventorier les informations utilisées à chaque étape : extraction, rapprochement, résumé, classement et export. Le responsable du traitement pourra ainsi examiner la nécessité de chaque champ au regard de l’objectif retenu. Nous conseillons de soumettre aussi les données présentes dans les résumés à cette revue.

6. Quel cadre RGPD appliquer avant de lancer l’outil ?

Le cadrage doit définir la finalité, limiter les données à ce qui est nécessaire et justifier leur durée de conservation. Le RGPD reproduit par la CNIL, avec la mention du rectificatif du 23 mai 2018, pose notamment ces principes à l’article 5 et demande au responsable du traitement de pouvoir démontrer leur respect.

Pour les traduire en décisions de projet, nous recommandons de décrire l’usage attendu de la carte, les informations accessibles à chaque service et le sort des données lorsqu’elles cessent d’être utiles. Nous préconisons d’associer à ces décisions les fonctions compétentes et, lorsqu’il est désigné, le délégué à la protection des données.

Selon la CNIL, le 29 novembre 2019, l’intérêt légitime suppose une analyse de nécessité et une mise en balance avec les droits des personnes, en tenant compte de leurs attentes raisonnables. L’organisme doit notamment examiner s’il existe un moyen moins intrusif d’atteindre son objectif. Cette base ne peut fonder un traitement effectué par une autorité publique dans l’exécution de ses missions. Ces principes encadrent le choix du responsable du traitement ; ils ne constituent pas un avis de conformité sur la réalisation.

La CNIL, dans sa page du 2 avril 2026 sur les durées de conservation, distingue la base active, l’archivage intermédiaire et l’archivage définitif. Les phases d’archivage dépendent de leur nécessité pour le traitement. Un archivage intermédiaire justifié doit être séparé de la base active, physiquement ou par des habilitations distinctes.

Nous recommandons de documenter la durée et le devenir de chaque ensemble utilisé par l’application : données extraites, fiches contact, résumés et exports. La décision devrait préciser les opérations de suppression ou d’archivage à prévoir et les responsabilités de mise en œuvre.

7. Que livre l’outil aux services ?

L’outil fournit une recherche, des fiches contact et un export. La réalisation TW3 Partners indique un hébergement sur Azure Container Apps du client. Ce périmètre fonctionnel permet de cadrer la recette avec les services concernés.

Nous recommandons de leur faire valider les informations attendues dans une fiche contact, les critères utiles à la recherche et les champs nécessaires dans l’export. Pour chaque fonction, la recette devrait vérifier que les informations affichées correspondent aux messages autorisés dans le périmètre retenu.

Avant la mise à disposition, nous conseillons de convenir d’un circuit de correction : qui signale une erreur, qui arbitre un rattachement et comment la correction rejoint la prochaine version de la carte. Ces décisions donnent aux services une responsabilité explicite dans l’entretien des informations qu’ils utilisent.

FAQ

L’outil remplace-t-il un CRM ?
La fiche non datée de TW3 Partners décrit une carte des relations, une recherche, des fiches contact et un export. Nous recommandons de cadrer toute articulation avec le CRM existant comme un besoin distinct, à valider avec les métiers.

Les boîtes personnelles des salariés sont-elles analysées ?
La réalisation décrite par TW3 Partners, sans date de publication, porte sur les boîtes génériques des services. Le périmètre à approuver pour un projet comparable devrait nommer explicitement les boîtes autorisées à l’ingestion.

Quelle base légale retenir ?
Nous recommandons au responsable du traitement de documenter le choix de la base légale adaptée au projet. Selon la CNIL, le 29 novembre 2019, le recours à l’intérêt légitime exige une analyse de nécessité et une mise en balance avec les droits et attentes des personnes ; le responsable doit pouvoir justifier le recours à cette base.

Combien de temps conserver les données ?
La durée se détermine selon la finalité et les éventuelles obligations applicables, comme l’explique la CNIL dans sa page du 2 avril 2026. Nous recommandons de formaliser séparément le besoin de consultation courante et les motifs d’un éventuel archivage.

Que faut-il décider pour le traitement par lots ?
La fiche non datée de TW3 Partners mentionne le traitement par lots pour Gemini 3 Flash. Pour un nouveau projet, nous recommandons de convenir avec les services du périmètre de chaque lot, du moment de sa validation et des conditions de reprise après correction.

Les adresses génériques d’entreprise sont-elles des données personnelles ?
Selon la définition non datée de la CNIL, les coordonnées génériques d’entreprise ne le sont en principe pas. Une adresse qui permet d’identifier une personne relève en revanche de la définition des données personnelles.

Pour aller plus loin

Sources