Analyser les dépenses de déplacements professionnels

Par Elisha Bajemon, Ingénieur IA chez TW3 Partners. Dernière mise à jour : 19 octobre 2026.

En bref

Ce pilote d’analyse des dépenses de déplacements professionnels consolide les exports de réservation et de notes de frais : leviers, prévision et empreinte carbone renvoient aux lignes sources. La fiche non datée de TW3 Partners décrit des fichiers hétérogènes issus de plusieurs outils, difficiles à consolider pour dégager des leviers vérifiables. Le module est hébergé sur un cloud privé OVHcloud en France. Selon l’Insee, le 21 juillet 2026, parmi les entreprises utilisant l’IA en 2025, 73 % déclarent l’employer pour optimiser les coûts, sur un champ français d’entreprises de 10 salariés ou plus des secteurs principalement marchands, hors agriculture, finance et assurance. Ce chiffre décrit une finalité déclarée ; les recommandations qui suivent proposent une méthode de contrôle pour une direction financière, les achats voyages et la RSE.

1. Que peut-on tirer des exports de réservation et de notes de frais ?

La fiche TW3 Partners annonce une vue de la couverture des données, des leviers d’économie, une prévision, une empreinte carbone et un plan d’actions. Son contexte est celui d’un grand groupe multi-sites qui souhaite piloter ses dépenses à partir des exports de ses outils existants.

L’analyse des dépenses de déplacements professionnels désigne ici le rapprochement des lignes de réservation et de notes de frais pour examiner les dépenses par voyageur et par trajet, en conservant leur origine. La couverture des données indique le périmètre effectivement pris en compte dans l’analyse.

Nous recommandons de cadrer ce périmètre avant le dépôt : période étudiée, entités concernées, outils fournisseurs des exports et catégories de dépenses attendues. Ce cadrage donne aux équipes un même objet de travail. La finance peut alors examiner la dépense consolidée, les achats instruire les pistes d’action et la RSE préparer la lecture carbone sur un périmètre explicite.

2. Pourquoi la consolidation des fichiers est-elle le premier travail ?

La consolidation vient d’abord parce que les données arrivent de plusieurs outils, dans des classeurs hétérogènes. La réalisation décrite par TW3 Partners comprend une lecture avec un statut par fichier, des contrôles, un dédoublonnage et une catégorisation des lignes.

Pour conduire la revue, nous recommandons d’associer chaque fichier à sa période et à son origine, puis d’examiner son statut avant d’utiliser les indicateurs. Il faut pouvoir rapprocher la liste des fichiers attendus de celle des fichiers effectivement pris en compte. Tout écart appelle une décision sur le périmètre retenu.

Le tableau suivant constitue une grille de contrôle proposée par le cabinet pour les opérations décrites dans la réalisation.

Opération	Contrôle recommandé avant exploitation
Lecture des classeurs	Rapprocher les fichiers déposés des fichiers attendus et examiner leur statut
Consolidation	Vérifier que les périodes, les unités et le sens des colonnes sont compatibles
Dédoublonnage	Relire les rapprochements proposés et documenter la règle retenue
Catégorisation	Faire valider les catégories ambiguës par le métier

Nous recommandons aussi de conserver les exports d’origine avec la version des règles appliquées. La personne qui relit un résultat dispose ainsi des éléments nécessaires pour refaire le chemin depuis les données reçues.

3. Comment relier chaque chiffre à ses lignes sources ?

Chaque indicateur doit permettre de retrouver les lignes qui le composent. La fiche TW3 Partners annonce ce lien ainsi qu’une discussion sourcée avec l’outil et des exports.

Pour vérifier cette traçabilité, nous proposons de partir d’un indicateur destiné au comité de pilotage. Le relecteur retrouve les lignes retenues, examine les exclusions, vérifie les catégories puis refait le calcul. Il consigne les corrections nécessaires avant la diffusion. Cette procédure est une recommandation de recette, c’est-à-dire de vérification avant acceptation du module.

La même exigence mérite de s’appliquer aux réponses obtenues par la conversation : demander quelles données soutiennent une réponse, puis revenir aux lignes avant de reprendre une conclusion dans un support de décision. Nous recommandons d’archiver ensemble la réponse relue et l’export qui l’appuie.

La question à poser au fournisseur est concrète : une personne qui reçoit le résultat peut-elle retrouver les données et les règles utilisées ? La démonstration de ce parcours fait partie des critères que nous proposons pour accepter l’outil.

4. Quels leviers d’économie chercher, et comment les vérifier ?

Les analyses par voyageur et par trajet servent à examiner les leviers d’économie que le module fait apparaître. La fiche TW3 Partners les mentionne, avec une fonction de prévision, sans publier de gain mesuré.

Pour instruire une piste, nous recommandons de documenter la dépense concernée, les lignes qui la composent, la règle de comparaison et les contraintes du métier. Une proposition peut ensuite être examinée avec les responsables des voyages et des activités concernées. Le comité doit pouvoir comprendre quelle décision serait nécessaire pour la mettre en œuvre.

Nous proposons de distinguer dans le plan d’actions les pistes à examiner, les actions validées et celles dont les effets ont été observés. Pour chaque action retenue, désigner un responsable, fixer une échéance et définir les pièces qui permettront de constater son effet. Ce suivi est une recommandation du cabinet, distincte des fonctions publiées de la réalisation.

Pour la prévision, demander que la période historique, les hypothèses et l’horizon soient explicités. Nous recommandons ensuite de confronter la prévision aux dépenses observées sur le même périmètre, en documentant les changements d’activité et les éventuelles données manquantes.

5. Comment estimer l’empreinte carbone des déplacements ?

L’estimation demande de relier les données de déplacement à une méthode de calcul et à des facteurs d’émission. Pour le calcul carbone annoncé par TW3 Partners, nous recommandons de demander la méthode et les facteurs utilisés lors de la revue du pilote.

Pour préparer cette revue, le chapitre « Business Travel » du GHG Protocol, daté d’avril 2013 dans le catalogue officiel, fournit un appui méthodologique externe. Sa méthode fondée sur les distances consiste à multiplier les distances parcourues par les facteurs d’émission adaptés au type de véhicule. Le guide demande de recueillir les distances par mode de transport et, lorsque cela est possible, les pays et les types de véhicules utilisés. Il prévoit aussi une prise en compte facultative des nuitées d’hôtel.

Nous recommandons de faire valider par la RSE le périmètre retenu, les facteurs et leurs unités, ainsi que le traitement des informations manquantes. Conserver avec chaque estimation les données d’activité et les choix de calcul permet d’organiser sa relecture. L’usage de cette méthode dans le module reste à vérifier au cours du pilote.

6. Quelles précautions pour les données des voyageurs ?

Une analyse par voyageur traite des données personnelles dès lors qu’une personne est identifiable. Dans sa définition non datée de la donnée personnelle, la CNIL inclut les informations relatives à une personne identifiée ou identifiable, directement ou indirectement.

La définition non datée de la minimisation par la CNIL précise que les données doivent être adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire pour les finalités poursuivies. Nous recommandons donc de justifier chaque information transmise au module au regard de la question de gestion à traiter.

Avant le dépôt, faire examiner par le métier et le délégué à la protection des données la nécessité du détail nominatif. Puis définir qui pourra consulter les lignes individuelles, qui recevra une synthèse et quelles informations figureront dans les exports destinés au comité de pilotage. Ce sont des choix de conception à instruire avec la DSI.

Nous recommandons également d’inclure les réponses de la conversation dans cette revue : une information accessible à travers une question doit être examinée avec le même soin qu’une colonne de fichier. Cette grille prépare l’examen des données et des accès du projet.

7. Que retenir d’un cas en pilote ?

La fiche non datée de TW3 Partners décrit un module construit et un cas en pilote. Nous recommandons de convenir avec le commanditaire du périmètre d’usage et des critères d’acceptation à examiner à la sortie du pilote.

Cette même fiche indique un hébergement sur un cloud privé OVHcloud en France. Elle mentionne Qwen3.5-397B via OVHcloud AI Endpoints, un modèle Qwen de 27B auto-hébergé, de petits modèles sur GPU dédié L40S et un outil de reconnaissance de caractères. Les petits modèles interviennent dans la vectorisation, le reclassement et la description d’images.

Pour décider de la suite, nous proposons de vérifier que la couverture des exports est connue, que les contrôles de consolidation sont relus et que les indicateurs peuvent être retracés. Les leviers retenus doivent avoir un responsable métier ; la prévision et l’estimation carbone doivent avoir des hypothèses documentées.

Nous recommandons de consigner ces vérifications et les corrections demandées dans un compte rendu d’acceptation. Le commanditaire pourra alors décider quelles fonctions utiliser, avec quelles données et sous quelle responsabilité.

FAQ

Quels fichiers faut-il fournir ?
La fiche TW3 Partners prévoit les exports des outils de réservation et de notes de frais, sous forme de classeurs. Nous recommandons de les accompagner d’un inventaire indiquant leur origine et leur période.

Combien d’économies peut-on attendre ?
Le cas est en pilote ; la revue doit d’abord établir quelles pistes sont vérifiables. Nous recommandons de définir avec la finance les conditions de mesure d’un effet après mise en œuvre d’une action.

Comment l’empreinte carbone est-elle calculée ?
La fiche TW3 Partners annonce le calcul d’indicateurs carbone. Nous recommandons de faire expliciter sa méthode lors de la revue, en s’appuyant sur l’approche par distances du GHG Protocol présentée plus haut.

Peut-on analyser les dépenses voyageur par voyageur ?
Oui, cette fonction figure dans la réalisation. Nous recommandons d’en examiner la nécessité et les accès avec le délégué à la protection des données, au regard des principes rappelés par la CNIL.

Où les données sont-elles hébergées ?
La fiche indique un cloud privé OVHcloud en France. Elle décrit un dispositif associant des modèles appelés via OVHcloud AI Endpoints et des modèles auto-hébergés.

L’outil produit-il un plan d’actions ?
Oui, le plan d’actions fait partie des sorties annoncées, avec la discussion sourcée et les exports. Nous recommandons de faire valider les actions retenues par leurs responsables métier avant leur mise en œuvre.

Pour aller plus loin

Analyse des dépenses de déplacements professionnels : fiche de la réalisation en pilote.
IA et direction financière : automatiser l’analyse et le reporting.
Suivre les coûts de l’IA générative par projet : tableau de bord FinOps et budgets bloquants.
Produire rapports, notes et présentations à partir de la base documentaire interne.

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