Par Elisha Bajemon, Ingénieur IA chez TW3 Partners. Dernière mise à jour : 21 octobre 2026.
En bref
Dans la définition temporelle retenue ici, le taux d’occupation des salles rapporte la durée occupée à la durée disponible sur la période observée. Dans sa fiche de réalisation non datée « Occupation des salles multi-sites et réallocation assistée », TW3 Partners décrit une vue rétrospective sur 8 sites, avec des taux calculés par jour et par semaine. Le point de départ était une absence de vue consolidée, avec des salles saturées et d’autres vides. L’application réunit les exports d’un outil de planning et un entrepôt de données, signale les conflits et propose par IA des réallocations pour lisser la charge. Une extension au prévisionnel a été demandée. Les recommandations du cabinet présentées ci-dessous concernent la définition de la mesure, la préparation des données et l’examen humain des propositions.
1. Comment mesurer le taux d’occupation des salles ?
Le taux d’occupation d’une salle désigne, dans la définition temporelle retenue ici, la part du temps disponible pendant laquelle cette salle est occupée. Pour cadrer un projet, nous recommandons de commencer par une convention écrite : quelle période observe-t-on, quelles plages sont disponibles et quelle donnée atteste l’occupation ?
Cette convention doit préciser le sens du mot « occupée ». Nous recommandons de nommer « occupation planifiée » la mesure issue des réservations et de réserver « présence constatée » à une donnée qui l’atteste. Le choix de la source doit rester visible auprès de l’indicateur, afin que la direction immobilière sache ce qu’elle compare.
La réalisation décrite par TW3 Partners calcule des taux journaliers et hebdomadaires ; la formule exacte n’est pas publiée. Comme méthode générale, nous proposons de rapporter la durée occupée à la durée disponible sur la même période, en écrivant le traitement des fermetures et des indisponibilités.
Lors de la validation, faites recalculer un relevé par le responsable de la planification. Il doit pouvoir retrouver les créneaux retenus et expliquer les exclusions. Pour une synthèse hebdomadaire, repartez des durées cumulées occupées et disponibles : la règle d’agrégation reste ainsi explicite.
2. Pourquoi consolider plusieurs sources avant de calculer ?
La consolidation répond ici à une séparation des données : la fiche TW3 Partners décrit une organisation qui planifie ses salles dans un outil de planning et un entrepôt distincts, sans vue commune de leur occupation.
Pour préparer cette réunion des sources, nous recommandons de fixer un identifiant commun pour chaque salle et son rattachement au bâtiment puis au site. Conservez une table de correspondance entre les libellés d’origine et cet identifiant. Faites examiner les correspondances incertaines par les équipes locales avant de les inclure dans le calcul.
La gestion des horaires mérite également une règle commune. La documentation Microsoft sur getSchedule, mise à jour affichée au 23 juillet 2025, décrit la consultation des disponibilités de ressources, dont les salles, sur une période donnée. Elle documente aussi le choix du fuseau horaire des heures de début et de fin renvoyées dans la réponse. Ce repère documentaire concerne la préparation d’un projet, sans présumer de l’outil de planning de la réalisation.
Datez enfin chaque export et définissez quelle source fait foi lorsqu’une réservation diffère entre les systèmes. Gardez la trace des lignes écartées, avec leur motif, pour que les équipes puissent corriger la donnée à son origine.
3. Qu’est-ce qu’un conflit de planning, et comment le repérer ?
Au sens général utilisé ici, un conflit de planning désigne des réservations incompatibles pour une même salle sur une période commune. La fiche TW3 Partners mentionne un calcul des conflits et leur signalement.
Pour un premier projet, nous recommandons d’écrire la règle de détection avec les responsables des salles. Elle doit préciser les statuts de réservation qui bloquent un créneau, le traitement des annulations et les éventuelles plages nécessaires entre des occupations successives. Le rapprochement doit porter sur les identifiants consolidés et sur des horaires rendus comparables.
Présentez ensuite chaque alerte avec la salle concernée, les réservations en cause et les heures qui expliquent l’incompatibilité. Demandez au responsable de qualifier le signalement : correction d’une donnée, maintien justifié ou arbitrage d’affectation. Conservez sa réponse avec l’alerte.
Pour calculer une durée occupée, comptez une seule fois les périodes qui se chevauchent et traitez le conflit dans un indicateur distinct. Cette convention permet au lecteur du tableau de bord de suivre séparément la charge de la salle et les arbitrages encore nécessaires. Elle doit figurer dans les règles de calcul validées par l’organisation.
4. Comment l’IA propose-t-elle des réallocations ?
Dans la réalisation TW3 Partners, un modèle appelé via LiteLLM formule des propositions de réallocation pour lisser la charge. La liste des étapes distingue le calcul des taux et des conflits des propositions de réallocation.
Notre recommandation est de définir les conditions d’acceptation d’un déplacement avant de solliciter le modèle. Pour chaque salle candidate, demandez au métier de préciser les contraintes utiles : capacité requise, équipements nécessaires, créneaux disponibles et localisation acceptable. Ces critères constituent un cadre proposé pour un nouveau projet.
La restitution à examiner pourrait alors prendre la forme suivante : affectation initiale, salle proposée, justification du déplacement et contraintes vérifiées. Faites apparaître toute contrainte manquante comme un point à instruire. Une proposition doit pouvoir être refusée avec un motif conservé dans le suivi.
Confiez la validation à un responsable désigné et prévoyez une nouvelle vérification de disponibilité avant toute modification du planning. L’organisation doit aussi définir qui informe les personnes concernées et comment revenir à l’affectation précédente. Ce circuit de décision relève de notre recommandation de méthode ; il reste à convenir avec les équipes qui gèrent les salles.
5. Que montre une vue rétrospective sur plusieurs sites ?
Une vue rétrospective sert à examiner la répartition de la charge sur une période passée. La fiche TW3 Partners documente ce périmètre sur 8 sites, sans publier de taux d’occupation ni de gain de surface.
Pour une direction immobilière, nous recommandons une lecture qui conserve le détail des salles et des créneaux derrière la synthèse par site. Affichez ensemble la période observée, le périmètre couvert et la définition de l’indicateur. Les responsables locaux doivent pouvoir retrouver leurs données dans la vue commune.
Avant une comparaison, faites vérifier que les sites appliquent les mêmes conventions de calcul. Si leurs horaires d’ouverture diffèrent, documentez les durées disponibles propres à chacun. Pour les périodes incomplètes, signalez la couverture du relevé et choisissez explicitement leur inclusion ou leur exclusion.
Organisez ensuite la revue autour des arbitrages possibles : quelles affectations examiner, quelles contraintes confirmer et quelles données corriger ? Conservez ces décisions avec la période analysée. La revue suivante pourra ainsi reprendre les mêmes conventions et distinguer les corrections de données des changements d’affectation.
6. Du rétrospectif au prévisionnel : que change l’extension demandée ?
L’extension au prévisionnel est présentée comme demandée dans les étapes publiées par TW3 Partners. Pour cadrer cette extension, nous recommandons de définir d’abord la décision attendue : anticiper une saturation, préparer un déplacement ou examiner la capacité disponible sur une période à venir.
Le périmètre doit préciser quelles informations alimentent la projection. Nous proposons de séparer les réservations déjà enregistrées des hypothèses sur les demandes futures. Datez la projection, indiquez son horizon et conservez l’état des données utilisé pour la produire. Chaque hypothèse doit avoir un responsable capable de la réviser.
Pour évaluer ce travail, nous recommandons de rapprocher les projections archivées des données finalement relevées, selon la même définition de l’occupation. Faites qualifier les écarts par les équipes : réservation déplacée, annulation ou modification de la disponibilité. Cette revue doit guider les ajustements du prévisionnel avant toute décision d’extension de son usage.
7. Quelles données réunir pour un premier projet ?
Le point de départ est le rapprochement des exports de planning et des tables utiles de l’entrepôt. La fiche TW3 Partners situe l’application sur Azure Container Apps du client, avec un entrepôt Azure SQL et un modèle appelé via LiteLLM.
Pour préparer un projet, nous recommandons de constituer un dossier de données avec les équipes métier et la DSI. Le tableau suivant propose les éléments à réunir et les décisions associées.
| Élément à réunir | Décision à documenter |
|---|---|
| Référentiel des salles et des sites | Identifiant commun et correspondances validées |
| Exports de planning datés | Statuts retenus et traitement des annulations |
| Tables utiles de l’entrepôt | Source de référence en cas de divergence |
| Calendriers de disponibilité | Horaires, fermetures et périodes exclues |
| Contraintes de réallocation | Conditions de déplacement et responsable de validation |
Avant de développer les propositions, faites approuver la définition du taux et le relevé consolidé par les responsables locaux. Demandez un calcul reproductible sur les données conservées, puis examinez les conflits avec les personnes qui peuvent les arbitrer. Cette revue constitue notre point de départ recommandé pour décider du périmètre à poursuivre.
Le sujet connexe de l’accès à l’entrepôt fait l’objet de l’article « Interroger un entrepôt de données en français : un agent qui écrit ses requêtes SQL via un serveur MCP ».
FAQ
Comment calculer un taux d’occupation de salle ?
Comme convention générale, rapportez la durée occupée à la durée disponible pendant la période choisie. Nous recommandons de préciser la source de l’occupation et les règles de traitement des indisponibilités.
Faut-il des capteurs de présence ?
La réalisation TW3 Partners prend pour appui les exports de planning et l’entrepôt de données. Pour votre projet, choisissez les sources selon la mesure attendue : réservation ou présence constatée.
L’IA réattribue-t-elle les salles automatiquement ?
La fiche TW3 Partners décrit des propositions de réallocation. Nous recommandons une validation par le responsable de la planification avant leur application.
Combien de sites l’outil couvre-t-il ?
La vue rétrospective porte sur 8 sites, selon la fiche TW3 Partners. Ce chiffre décrit le périmètre de la réalisation.
L’outil prévoit-il l’occupation future ?
Le statut publié dans la fiche TW3 Partners est celui d’une extension demandée au prévisionnel. Pour cadrer cette suite, nous recommandons de définir l’horizon à examiner et les données disponibles.
Quel modèle est utilisé ?
La fiche TW3 Partners indique un modèle appelé via LiteLLM. Pour un nouveau projet, nous recommandons d’examiner les propositions produites sur le périmètre de salles et les contraintes retenus.
Pour aller plus loin
- Occupation des salles multi-sites et réallocation assistée
- Interroger un entrepôt de données en français : un agent qui écrit ses requêtes SQL via un serveur MCP
- Envoyer chaque requête au modèle le plus sobre qui sait y répondre : passerelle multi-modèles et juge de complexité
- Cas d’usage de l’IA générative en entreprise : critères de choix et exemples réalisés, fonction par fonction